3 herramientas para usar el pensamiento sistémico como arma para resolver problemas complejos

¿De qué trata la vida sino de resolver problemas todos los días? y no desde una connotación negativa sino pudiendo cambiar la palabra ‘’problema’’ por ‘’reto’’. ¿De qué trata la vida sino de resolver retos todos los días?

El pensamiento sistémico como su nombre lo indica nos ayuda a pensar las cosas desde la totalidad de elementos que las conforman y no desde la individualidad de esos mismos elementos aislados. En un ejemplo muy claro podemos hablar sobre la cadena alimenticia que se desarrolla dentro de un ecosistema boscoso, donde todos los animales y seres vivos que habitan ahí forman parte de una cadena compleja y amplia de actos y consecuencias que definen los hábitos de alimentación de dichos seres vivos, los zorros se comen a los conejos y los conejos comen las zanahorias que salen del suelo que obtuvo sus nutrientes de la tierra, y así sucesivamente. Cada acción representa una acción perfectamente diseñada para que funcione, es por eso que cuando una especie nueva o invasora entra a un ecosistema que no es el suyo se modifica brutalmente el equilibrio y comenzamos a ver cosas diferentes.

El pensamiento sistémico conlleva un análisis profundo de una serie de acontecimientos que parecieran aislados pero no lo están, y nos ayuda a entender las causas de lo que normalmente vemos.

Llevando el tema al mundo de los equipos de trabajo, se suele ver como normales las cosas que pasan en el día a día, las mismas personas interactuando en el mismo lugar para hacer las mismas actividades, y cuando aparecen problemas de comunicación o de interpretación de información importante también se suele rastrear el problema hasta la ‘’causa’’ más inmediata que logramos ver. El cliente no está satisfecho con el servicio que le entregamos porque persona A no pasó la información correctamente. Probablemente persona A haya tenido una gran injerencia en que eso haya pasado pero también probablemente hubo algún proceso anterior que no se ejecutó correctamente, que ocasionó que la insatisfacción del cliente se manifestara al final. ¿Qué pudo haber pasado? el pensamiento sistémico nos ayuda con esa incógnita.

La totalidad de elementos involucrados en un sistema conforman ese sistema, en otras palabras la totalidad de personas y departamentos de una empresa conforman a la empresa, y para evitar tener una visión de síntomas debemos hacer un diagnóstico de causas. Aquí hay 3 herramientas que te van a ayudar a estimular el pensamiento sistémico en tu empresa y con tus equipos.

1. 5 Why

Los ‘’5 por qué’’ es tan simple como poderosa, pero ojo que con simple no me refiero a fácil. Esta herramienta ayuda a entender alguna problemática o acontecimiento a través de 5 niveles de profundidad, poniendo como premisa ese reto por resolver, por ejemplo ‘’No se están respetando las fechas de entrega por parte del depto de marketing y eso ha provocado molestias con el cliente A’’. Lo primero que hay que hacer aquí es preguntar por qué está pasando eso y la respuesta pudiera ser ‘’esto pasa porque el depto de marketing tuvo que sacar primero los pendientes del cliente B en lugar del cliente A’’ y luego volver a preguntar la razón por la que pasa ‘’esto pasa porque el cliente B está catalogado como un cliente con prioridad mayor al cliente B’’ y luego preguntar de nuevo hasta completar 5 veces.

Si vamos explorando lo suficiente vamos a poder notar que muchas de las problemáticas que hoy pueden estar existiendo en las empresas se están detonando en lugares que ni siquiera se hubieran pensado, y si hacemos la debida modificación en el lugar correcto, y simulando una especie de efecto dominó, los procesos se pueden ir alineando de manera más natural, siempre y cuando tengamos un buen seguimiento a estos cambios.

1. Árbol de problemas

Este es un clásico. El árbol de problemas simula la presencia de un árbol conformado por el tronco, las raíces y el follaje, y en cada uno de esos elementos habrá que vaciar información relevante.

El tronco representa el problema central que nosotros queremos solucionar.

Las raises con las causas que identificamos, lo que está ocasionando que ese problema exista hoy.

Y el follaje representa las consecuencias de que ese problema esté presente.

Al inicio se podrán ir viendo algunas causas y consecuencias aisladas, pero cuando encontramos una ruta bien marcada de causa — problema — consecuencia, estamos haciendo un buen uso de la herramienta.

1. Entrevistas a profundidad

Las entrevistas a profundidad son reconocidas por brindarnos información profunda que nos puede ayudar a resolver problemas. Entre el ajetreo del día a día las personas se concentran en hacer su trabajo sin mirar a quien tienen al lado lo que ocasiona que existan silos. Tener conversaciones profundas con los miembros del equipo puede abrir una ventana de posibilidades amplia que sólo nos arrojará hallazgos importantes cuando encontremos el mismo patrón de comportamiento con otras personas, es decir en otras entrevistas. Aquí lo importante es enfocarse es saber los ‘’por qué’’ y no tanto los ‘’qué’’. Si se mira con atención podemos encontrar mucha similitud con la herramienta 1 que presenté arriba, solo que las entrevistas deben ser individuales, 1 a 1 mientras que el 5 Why puede ser en grupo.

Sin duda la habilidad de pensar en sistemas es algo que se debe trabajar constantemente, estimulando el cuestionamiento y la exploración como mindset en las personas que conforman los equipos de trabajo. Si utilizas cualquiera de las 3 herramientas en tu siguiente reunión notarás una diferencia importante en la manera en la que abordan los problemas en conjunto, y podrán darle salución de manera integral y no solo como respuesta inmediata.